7 Metod Organizowania Czasu

1. Przygotuj się wieczorem do następnego dnia

Najlepiej wieczorem lub późnym popołudniem sporządź spis spraw na kolejny dzień. Najlepsze ćwiczenie polega na zaplanowaniu całego następnego dnia tuż przed zakończeniem pracy i powrotem do domu. Umożliwi to podświadomości “obróbkę” tych planów oraz zamierzeń, nawet podczas snu. Często będziesz budzić się rankiem ze świeżym pomysłem do zastosowania. Bywa, że rozwiązanie problemu nad którym siedzisz przychodzi do głowy po przebudzeniu albo w trakcie przygotowań do pracy. Nierzadko właśnie wtedy udaje się spojrzeć na rzeczy z nowej perspektywy lub wymyślić lepszy sposób realizacji tego zadania.

2. Rozplanuj zajęcia w czasie

To redukuję stres i oszczędza energię. Planowanie daje lepsze samopoczucie i wrażenie sprawowania kontroli nad bieżącymi sprawami. To wszystko podnosi nam samoocenę. Poukładanie Twoich zajęć w czasie, jednocześnie wytyczy tempo pracy, dzięki któremu cały dzień będzie efektywny.

3. Dzień rozpoczynaj wcześnie

Kiedy wstajesz wcześnie rano to masz czas tylko dla siebie. Możesz spokojnie przeanalizować pierwsze zadania z listy. To daje spokój i pozwala na odrobinę relaksu. Wiele osób odnoszących duże sukcesy w biznesie budzi się wcześnie, wstaje o piątej lub wpół do szóstej rano. Biografie ludzi sukcesu mówią jedno wcześniej się kładź i wcześniej wstawaj. Wstając wcześniej możesz wprowadzić do swojego życia metodę 30/30/30, ale o tym wspomnę za jakiś czas 🙂

4. Posługuj się systemem katalogowym

Segreguj swoje sprawy systemem katalogowym zgodnie z alfabetem. Jak nazwiesz swoje projekty dużo łatwiej będzie Ci je odnaleźć oraz posegregować wszystkie rzeczy związane z danym tematem. Jeżeli masz możliwość używaj do tego segregatorów, nazywaj je i zadbaj aby miały tylko te dokumenty co powinny. Są też dostępne aplikacje elektroniczne, mają w sobie przygotowany system katalogów, to naprawdę przydatne narzędzia, znajdziesz je np. w Microsoft OneNote. Katalogi mogą być dowolnie zmieniane i powiększane, dzięki temu możesz w łatwy sposób przekazać zadanie do wykonania innej osobie i będziesz pewny, że znajdzie w nim wszystko co niezbędne do pracy.

5. Wykonuj ważną pracę w optymalnej porze

Przeanalizuj swój zegar biologiczny i sprawdź kiedy jesteś najbardziej efektywny w pracy. Największe projekty wymagają największej koncentracji i kreatywności, kiedy określisz ten moment Twojej rezultaty mocno przyspieszą. Jeżeli jest taka możliwość, to zadbaj aby w tym czasie nikt nie rozpraszał Twojej uwagi, masz mieć czas tylko dla siebie i swojej produktywności. Może przyjście do pracy pół godziny wcześniej lub zostanie pół godziny po, pozwoli na to, abyś wykonał swoje zadanie w całkowitej ciszy.

6. Posługuj się np. dyktafonem do układania treści listów i notatek

Super pomysły przychodzą jak zapalenie żarówki nad głową. Prawie każdy ma przy sobie telefon komórkowy w każdej chwili, funkcja dyktafonu może okazać się niezastąpiona. Po prostu wyjmij go i zacznij nagrywać myśli tak jak “ślina przynosi na język” później będzie czas żeby to poukładać. Jeżeli nie chcesz nagrywać lub sytuacja na to nie pozwoli, to wyślij do siebie smsa, w którym opiszesz pomysł, na który wpadłeś.

7. Wykorzystuj podróże

Każdemu zdarza się podróżować. Czy są to wyjazdy służbowe czy przejazd do pracy ważny jest czas. Ile czasu potrzebujesz, aby dojechać do pracy? Może warto zamienić środek transportu z auta na pociąg lub autobus. A może jechać wspólnie jednym autem i poprosić drugą osobę aby prowadziła. Jeżeli przyjmiemy, że przejazd w jedną stronę trwa 20 minut, czyli dwie strony 40 min. jest to świetny czas na stworzenie listy zadań na kolejny dzień. To oszczędza Twój czas i przygotowuje listę, którą wystarczy uporządkować wieczorem. Spójrz na to z innej strony, ten czas przejazdu czyli 40 minut x ilość dni roboczych, przyjmijmy 23 dni w miesiącu daje nam 920 min, tj. 15,30 h, a w skali roku 11 040 minut tj. 184 godziny, które możemy wykorzystać w odpowiedni sposób, a zaoszczędzony czas możemy poświęcić np. dla naszej rodziny.

Podziel się w komentarzu swoimi sposobami na organizację pracy 🙂

Pozdrawiam
Wojtek